Risponditore Telefonico Automatico o Risponditore di Cortesia, li conosciamo davvero?

Quali sono le differenze tra un Risponditore Telefonico Automatico e un Risponditore di Cortesia? Sembrano la stessa cosa, ma non è così.

Se un cliente ti contatta per la prima volta, costruire una buona immagine della tua azienda è il primo passo per entrare in comunicazione positiva con lui, e questa prima impressione che avrà di te agevolerà i rapporti successivi.

Quando entriamo in un negozio, un ristorante o un hotel con uno sguardo e poche sensazioni ci facciamo subito una immagine mentale del tipo di servizio che possiamo aspettarci, questo è esattamente lo stesso quando contattiamo telefonicamente una azienda.

Entrambi i risponditori adempiono alle seguenti operazioni:

1.      Contribuire all’immagine aziendale

2.      Semplificare e velocizzare i processi aziendali

I due sistemi però lavorano in modi differenti, infatti nel caso del risponditore di cortesia il servizio che dà è quello di intrattenere il chiamante.

Quando entra una chiamata il chiamante sente un messaggio del tipo:  “Siete in linea con PincoPallino. Rimanete in attesa per parlare con un operatore”.

In questo modo il chiamante sa che sta parlando con la società ma anziché sentire lo squillo del telefono libero, ascolta la voce di benvenuto. Internamente invece i/il telefono squillerà normalmente.

Il risponditore di cortesia può essere ovviamente programmato in modo tale che entri in funzione a orari prestabiliti caricando a sistema messaggi differenti, ne sono esempi il messaggio giorno e messaggio notte (Siete in linea con PincoPallo, i nostri uffici sono chiusi, i nostri orari sono….)

Per eventi particolari come ferie, festività ecc. si possono caricare messaggi specifici del tipo di quello di chiusura.

Con un Risponditore Telefonico Automatico, detto anche Posto Operatore Automatico o IVR, la gestione delle chiamate è decisamente più versatile e professionale.

La chiamata arriva, viene prese in carico dal centralino telefonico, il chiamante inizia a sentire il messaggio registrato.

Supponiamo di chiamare una azienda che ha un Risponditore Telefonico Automatico, sentiremo quanto segue:  “Siete in linea con PincoPallino. Premere 1 per parlare con il supporto tecnico; 2 per l'ufficio contratti;  3 per il magazzino,  4 per parlare con un operatore”.

Fino alla scelta dell’interno la chiamata resterà interna al centralino, ed i telefoni in azienda non squilleranno. Si può anche dare la possibilità di lasciare un messaggio in segreteria. I sottolivelli di scelta possono essere innumerevoli, ma è meglio semplificare al massimo per evitare confusione ai chiamanti.

Abbiamo capito quindi che con un  Risponditore Telefonico Automatico c’è molta più interazione, e l’immagine aziendale migliora notevolmente.

 

Risponditore Telefonico Automatico o Risponditore di Cortesia, li conosciamo davvero?